Biaya Administrasi Terkait dengan Penagihan Dokter dan Aktivitas Terkait Asuransi

Biaya Administrasi Terkait dengan Penagihan Dokter dan Aktivitas Terkait Asuransi, Biaya administrasi telah diperkirakan mewakili 25% hingga 31% dari total pengeluaran perawatan kesehatan di Amerika Serikat, 1 – 3 proporsi dua kali lipat yang ditemukan di Kanada dan secara signifikan lebih besar daripada di semua negara anggota Organisasi untuk Kerjasama Ekonomi dan Pembangunan lainnya untuk yang biaya tersebut telah dipelajari.

Tingkat pertumbuhan biaya administrasi di Amerika Serikat telah melampaui pengeluaran perawatan kesehatan secara keseluruhan 1 dan diproyeksikan akan terus meningkat tanpa reformasi untuk mengurangi kompleksitas administrasi.

Sebagian besar biaya administrasi dalam sistem perawatan kesehatan AS (setidaknya 62% berdasarkan studi sebelumnya) telah dikaitkan dengan penagihan dan kegiatan terkait asuransi (dijelaskan sebagai penagihan selanjutnya).

6 Biaya penagihan sangat tinggi di Amerika Serikat: misalnya, dalam praktik perawatan primer, melakukan aktivitas ini di Amerika Serikat menghabiskan biaya hampir 4 kali lipat daripada melakukan aktivitas terkait di Kanada.

Menurut physicianswebsites.com Pengetahuan tentang bagaimana aktivitas penagihan tertentu berkontribusi pada biaya administrasi dapat membantu menginformasikan solusi kebijakan untuk mengurangi biaya ini. Namun, sebagian besar studi sebelumnya telah menganalisis biaya penagihan secara agregat tanpa mengaitkan biaya dengan aktivitas komponen tertentu.

Selain itu, sebagian besar studi ini dilakukan lebih dari satu dekade yang lalu dan sebelum adopsi luas dari sistem catatan kesehatan elektronik (EHR) bersertifikat, yang sebagian dimaksudkan untuk menyederhanakan proses penagihan. Secara khusus, para pendukung perpindahan luas ke sistem EHR telah menyarankan bahwa sistem semacam itu akan memberikan manfaat khusus bagi dokter, termasuk, menurut Kantor Koordinator Nasional untuk Teknologi Informasi Kesehatan, “pengkodean dan penagihan yang akurat, efisien,” “membantu penyedia meningkatkan produktivitas,” “memungkinkan penyedia untuk meningkatkan efisiensi dan memenuhi tujuan bisnis mereka,” dan “mengurangi biaya melalui pengurangan dokumen.”

Oleh karena itu, ada kebutuhan akan data kontemporer yang berkualitas tinggi tentang biaya penagihan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menggunakan metode akuntansi mutakhir, penetapan biaya berdasarkan aktivitas yang digerakkan oleh waktu, untuk mengembangkan perkiraan biaya terkait penagihan dalam satu sistem perawatan kesehatan akademik yang besar dan untuk menentukan apakah biaya tersebut bervariasi di 5 jenis utama pertemuan pasien: kunjungan perawatan primer, kunjungan gawat darurat keluar, rawat inap obat umum, prosedur bedah rawat jalan, dan prosedur bedah rawat inap.

Penetapan Biaya Berdasarkan Aktivitas Berbasis Waktu

Studi ini menggunakan penetapan biaya berdasarkan aktivitas yang digerakkan oleh waktu untuk memperkirakan biaya penagihan. Teknik mikroanalitik ini menggabungkan pendekatan pemetaan proses dari teknik industri dengan perhitungan biaya berdasarkan aktivitas dari akuntansi. Metode ini telah diterapkan pada beberapa jalur perawatan medis termasuk perawatan anestesi, bedah ortopedi, radiologi, bedah umum, bedah saraf, perawatan kanker, perawatan darurat, bedah jantung, dan perawatan primer.

Sepengetahuan kami, pendekatan analitik ini sebelumnya belum pernah diterapkan pada fungsi penagihan dalam pengaturan perawatan kesehatan. Langkah pertama dalam metode ini adalah membuat peta proses yang memetakan jalur yang diikuti oleh tagihan individu melalui siklus pendapatan. Langkah kedua adalah menghitung biaya yang digerakkan oleh waktu untuk setiap aktivitas utama yang dihadapi oleh tagihan semacam itu. Langkah ketiga melibatkan penjumlahan biaya setiap aktivitas untuk menghitung total biaya pemrosesan klaim asuransi. Biaya overhead dianalisis dan dialokasikan secara terpisah. Bagian ini memberikan gambaran tentang metode penelitian.

Peta proses dikembangkan berdasarkan wawancara dengan administrator dari unit bisnis di seluruh organisasi penagihan. Wawancara memungkinkan tim proyek untuk menggambarkan “umur tagihan,” dari saat pasien awalnya dijadwalkan untuk janji melalui waktu sistem kesehatan menerima pembayaran untuk perawatan yang diberikan. Tugas yang dilakukan selama umur tagihan termasuk menyiapkan dan mengajukan klaim asuransi, mendokumentasikan layanan yang diberikan kepada anggota program kesehatan yang diasuransikan, dan mendapatkan pembayaran dari perusahaan asuransi yang sesuai.

Dua puluh tujuh wawancara dilakukan secara sistematis berdasarkan bagan organisasi organisasi penagihan untuk memastikan bahwa peta proses lengkap dan akurat; eTabel 3 dalam Suplemen mencantumkan klasifikasi posisi peserta wawancara. Dalam setiap wawancara, responden diminta untuk menjelaskan langkah-langkah spesifik dalam proses penagihan di bawah lingkup mereka, kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah tersebut, personel yang ditugaskan untuk setiap tugas, dan personel administrasi dan pendukung di setiap unit administrasi.

Terlepas dari kompleksitas peta proses, mereka adalah penggambaran yang disederhanakan dari proses penagihan yang sebenarnya karena model mengasumsikan proses berurutan yang mendekati proses penagihan yang sebenarnya, meskipun pada kenyataannya beberapa tagihan kadang-kadang berputar kembali ke langkah sebelumnya; semua pembayar memerlukan tingkat dokumentasi yang sama; dan pengelolaan biaya otomatis yang dibuat oleh sistem EHR hanya menimbulkan biaya tambahan yang minimal.

Baca Juga : Utang Medis Adalah Penyebab Utama Kebangkrutan, Data Menunjukkan: Cara Mengurangi Tagihan Rumah Sakit Anda

Biaya Kegiatan

Setiap langkah dalam peta proses mengidentifikasi tugas tertentu yang harus diselesaikan oleh staf administrasi. Untuk setiap langkah, analisis memerlukan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan biaya personel untuk aktivitas tersebut. Organisasi penagihan tidak memiliki wawasan tentang biaya yang dikeluarkan oleh dokter yang terlibat dalam aktivitas terkait penagihan, sehingga biaya ini diperkirakan dalam evaluasi terpisah.

Untuk sebagian besar langkah dalam peta proses, manajemen mampu memberikan standar produktivitas teknik industri pada rata-rata jumlah transaksi yang diharapkan per individu per hari. Untuk beberapa langkah di mana standar tersebut tidak ada, standar produktivitas dikembangkan menggunakan perkiraan yang diperoleh selama wawancara manajer dan divalidasi melalui percakapan dengan personel pengawas. Responden tidak diminta untuk memberikan data khusus pembayar, sehingga hasilnya mewakili biaya agnostik pembayar untuk setiap aktivitas penagihan.

Untuk setiap orang yang bekerja secara langsung pada tugas-tugas peta proses (diperlakukan sebagai tenaga kerja langsung), ada staf pengawas dan pendukung yang ditugaskan untuk mendukung orang-orang ini (diperlakukan sebagai tenaga kerja tidak langsung). Upaya tenaga kerja tidak langsung ditugaskan untuk tenaga kerja langsung berdasarkan hubungan kepegawaian yang ada ditentukan selama wawancara manajer.

Biaya tenaga kerja personel administrasi ditentukan dengan menggunakan tingkat klasifikasi pekerjaan standar dari orang-orang yang ditugaskan untuk tugas langsung atau tidak langsung dan menerapkan gaji “target pasar” untuk orang-orang pada tingkat klasifikasi tersebut seperti yang dilaporkan oleh pusat medis akademik. Biaya tenaga kerja untuk personel administrasi dihitung sebagai produk dari perkiraan waktu aktivitas (dalam menit) untuk setiap langkah dalam peta proses dengan biaya per menit dari personel langsung dan tidak langsung yang terlibat.

Survei terpisah dilakukan untuk menilai komponen biaya penagihan yang dikeluarkan oleh dokter yang berpartisipasi dalam kegiatan terkait penagihan. Contoh tugas terkait penagihan, yang biasanya berlangsung di tempat pemberian perawatan klinis daripada di dalam organisasi penagihan, dapat mencakup pengumpulan data dan dokumen yang tidak diperlukan secara klinis untuk perawatan pasien, melengkapi elemen data terkait penagihan di elektronik catatan, memperoleh otorisasi sebelumnya dari perusahaan asuransi, menanggapi permintaan atau pertanyaan dari organisasi penagihan (termasuk pertanyaan terkait pengkodean), dan berpartisipasi dalam panggilan telepon manajemen pemanfaatan. Untuk memperkirakan lebih baik waktu yang dibutuhkan untuk tugas-tugas ini, sampel kenyamanan dokter disurvei dari perawatan primer, pengobatan darurat, penyakit dalam rumah sakit, bedah umum, dan anestesiologi untuk memberikan perkiraan berapa menit yang diperlukan untuk melakukan tugas terkait penagihan untuk setiap pertemuan pasien yang tidak berkontribusi langsung pada perawatan klinis. Respon median dalam setiap spesialisasi berfungsi sebagai perkiraan waktu untuk model biaya.

Perkiraan waktu ini diterjemahkan ke dalam biaya untuk waktu dokter yang dihabiskan untuk aktivitas penagihan untuk setiap spesialisasi dokter menggunakan gaji dokter akademik rata-rata (dengan tunjangan tambahan diterapkan pada tingkat 27,5%), rata-rata jam kerja dokter kedokteran keluarga tahunan dan rata-rata perbedaan jam kerja tahunan di seluruh spesialisasi dokter (perkiraan jam kerja tahunan untuk anestesiologi diinterpolasi dari data yang tersedia). Biaya bedah dan anestesi ditambahkan bersama-sama dalam memperkirakan biaya dokter untuk biaya prosedur bedah rawat jalan dan rawat inap.

Biaya Overhead

Selain biaya tenaga kerja, organisasi penagihan menimbulkan biaya perusahaan dan divisi (misalnya, sumber daya manusia, pengembangan profesional, tagihan utilitas, alokasi biaya teknologi informasi, dan penyusutan gedung) yang tidak dapat dibebankan langsung ke aktivitas tertentu. Biaya ini diperlakukan sebagai biaya overhead dan dialokasikan berdasarkan total waktu pemrosesan dalam organisasi (dengan kata lain, berdasarkan per menit tenaga kerja langsung, tidak termasuk waktu penagihan dokter karena dokter tidak didukung oleh fungsi administratif ini).

Menggunakan model yang dijelaskan di bagian sebelumnya, biaya penagihan dokter diperkirakan untuk 5 jenis pertemuan pasien yang dianggap mewakili layanan umum yang ditawarkan oleh sistem kesehatan: kunjungan perawatan primer, kunjungan gawat darurat (dipulangkan, tidak diterima), umum rawat inap obat, prosedur bedah rawat jalan, dan prosedur bedah rawat inap. Untuk masing-masing dari 5 jenis pertemuan, analisis “mengikuti tagihan” dengan mendokumentasikan semua aktivitas siklus pendapatan yang diperlukan untuk mendukung penagihan pertemuan. Biaya personel dari semua aktivitas ini (dikembangkan seperti yang dijelaskan di sini), ditambah overhead divisi dan perusahaan yang dialokasikan, menghasilkan biaya penagihan siklus pendapatan total untuk setiap pertemuan. Total biaya personil dibagi menjadi tenaga kerja langsung, tenaga kerja pendukung, dan biaya tenaga kerja pengawasan.

Beberapa pertemuan, seperti kunjungan perawatan primer, menghasilkan tagihan global tunggal untuk biaya profesional dan fasilitas. Pertemuan untuk jenis kunjungan dokter lainnya menimbulkan tagihan profesional dan fasilitas (rumah sakit) yang terpisah untuk layanan dalam sistem kesehatan. Dalam kasus terakhir, biaya dikembangkan untuk seluruh episode perawatan, termasuk biaya penagihan dari pemrosesan klaim profesional dan rumah sakit.

Model akuntansi biaya dikembangkan di Microsoft Excel dan dibangun dari berbagai perkiraan tipikal penggunaan sumber daya pada setiap langkah dalam peta proses. Model tidak memasukkan variabilitas karena ada kekhawatiran yang signifikan bahwa variasi dalam proses multilangkah ini kemungkinan berkorelasi dalam beberapa cara yang tidak dapat diamati, yang mengarah pada potensi kesalahan perkalian yang signifikan.

Dalam analisis kasus dasar, hanya alokasi biaya tahunan untuk sistem EHR (Electronic health record) bersertifikat ke organisasi penagihan yang dipertimbangkan. Analisis kedua meneliti pengaruh memasukkan dalam overhead amortisasi 6 tahun dari biaya yang diterbitkan penuh untuk memperoleh dan menerapkan sistem EHR bersertifikat sistem kesehatan. 35 , 36 Analisis ini didasarkan pada asumsi bahwa penggantian sistem arsip elektronik yang sebelumnya tidak bersertifikat sepenuhnya untuk mendukung kegiatan penagihan.

Dalam analisis kasus dasar, biaya overhead dialokasikan berdasarkan biaya tenaga kerja langsung. Dalam analisis sensitivitas, perhitungan alternatif dilakukan di mana overhead dialokasikan berdasarkan per tagihan untuk menguji pengaruh asumsi ini pada hasil.

Untuk memperkirakan persentase pendapatan dokter yang ditujukan untuk biaya penagihan, biaya penagihan diperkirakan untuk layanan profesional (atau untuk penagihan global dalam perawatan primer), dan dibandingkan dengan perkiraan pendapatan dokter untuk setiap jenis pertemuan. Biaya penagihan tahunan untuk dokter perawatan primer dihitung menggunakan perkiraan jadwal kerja klinis standar di pusat medis akademik dan biaya penagihan yang dihitung per kunjungan.