Kiat untuk Membangun dan Memelihara Sistem Pengarsipan Medis
Kiat untuk Membangun dan Memelihara Sistem Pengarsipan Medis
Kiat untuk Membangun dan Memelihara Sistem Pengarsipan Medis – Efisiensi di sebuah kantor medis membutuhkan koordinasi antara semua dokter, perawat, dan staf kantor. Koordinasi dibangun di atas kombinasi komunikasi dan organisasi yang sesuai dengan kebutuhan semua yang terlibat. Tidak ada dokter atau anggota staf yang memiliki waktu ekstra untuk menelusuri file atau dokumen pasien yang tersebar di desktop. Karena akses ke dokumen dan informasi lainnya tidak selalu dapat dimasukkan ke dalam database online yang memilah dan mencari dalam hitungan detik, setiap kantor medis memerlukan seperangkat sistem pengarsipan fisik agar efisien. Selain itu, sistem pengarsipan medis bertindak sebagai bank informasi pribadi pasien yang aman; sangat penting untuk merawat dokumen dengan tepat.
Bagaimana Mengelola Sistem Pengarsipan Medis
physicianswebsites – Kami telah mengumpulkan beberapa tip untuk membangun dan memelihara sistem pengarsipan medis:
Mengembangkan Skema Organisasi
Atur file dengan salah satu dari berikut ini: alfabet, numerik, kronologis. Susunan yang paling logis dan populer untuk kantor medis adalah dengan nama atau nomor pasien, dan kemudian secara kronologis Masalah dengan menetapkan nomor untuk pasien memerlukan langkah atau kunci individu untuk memproses dokumentasi baru. Itu juga dianggap kurang pribadi. Selain menyortir dalam laci arsip berdasarkan nama atau nomor pasien, Anda mungkin juga memiliki laci terpisah atau seluruh lemari arsip untuk tahun atau rentang tahun yang berbeda. Dengan begitu, staf kantor dapat menggunakan sistem pengarsipan untuk menemukan informasi pasien lama tanpa harus melewati pasien saat ini. Ini juga berfungsi sebagai cara untuk mengarsipkan dengan mudah. Misalnya, lemari arsip X menyimpan informasi pasien yang berusia lebih dari lima atau sepuluh tahun.
Baca Juga : Biaya Medis di luar negeri: negara mana yang paling mahal di dunia?
Lokasi adalah Kunci
Kantor medis harus memiliki laci atau lemari arsip utama dengan pasien terbaru dan terkini dan laci atau lemari arsip sekunder untuk informasi pasien yang diarsipkan. Sistem pengarsipan utama perlu disimpan di dalam area resepsionis untuk akses yang mudah dan harian. Bahkan mungkin ditempatkan berdekatan dengan meja utama karena akan dibuka dan ditutup beberapa kali sepanjang hari untuk menambahkan file baru dan mengakses yang terbaru. Sistem pengarsipan sekunder tidak perlu disimpan di area resepsionis atau kantor utama, tergantung pada ruang yang tersedia. File yang diarsipkan bahkan dapat disimpan di ruang belakang yang sepenuhnya terpisah.
Seperti Apa Sistem Pengarsipan Anda Seharusnya
Sistem pengarsipan yang baik tidak boleh terlalu spesifik untuk hanya memiliki satu lembar kertas di setiap folder file, juga tidak boleh terlalu luas sehingga setiap folder diisi dan dipenuhi dengan dokumen yang harus disortir tambahan. Label harus jelas dan ringkas; sorotan dan font lucu hanya mengganggu. Pastikan tab folder terlihat jelas. Ini tidak berarti Anda harus menggunakan metode terhuyung-huyung. Faktanya, banyak kantor lebih suka meletakkan semua tab folder di satu sisi atau yang lain untuk mengurangi komplikasi saat file ditambahkan atau dikurangi.
Uji Sistem Pengarsipan Anda
Aturan umum untuk sistem pengarsipan yang efisien adalah Anda harus dapat menemukan dokumen tertentu dalam 20 detik atau kurang. Selain itu, Anda harus dapat menggabungkan folder dan file baru tanpa mengganggu laci, menyebabkan tab tidak sejajar, atau harus menggunakan dokumen. Semua hal ini membutuhkan waktu ekstra yang dapat digunakan staf Anda untuk memberikan perhatian kepada pasien yang membutuhkan.
Tetapkan Prosedur untuk Melindungi dan Menghancurkan Dokumen
Semua sistem pengarsipan kantor medis harus mencakup prosedur untuk menghancurkan dokumen lama. Jika seorang pasien dipindahkan, meminta penghapusan catatan, atau menghilang begitu saja selama lebih dari sepuluh tahun, dokumen-dokumen itu memerlukan cara yang aman untuk dihilangkan. Biasanya, ini berarti kombinasi merobek-robek semua dokumen dan/atau membuang sisa-sisanya ke tempat sampah yang terkunci.
Selain itu, semua dokumen yang disimpan dalam sistem pengarsipan medis harus dilindungi di dalam kantor. Ini berarti mengunci lemari arsip yang tidak digunakan dan memastikan semua terkunci dan aman pada akhir setiap hari kerja.
Dari organisasi yang lebih baik hingga keamanan informasi pasien, sistem pengarsipan medis bisa menjadi rumit. Semakin banyak file yang ditransfer dan disimpan langsung ke sistem komputer daripada sistem fisik, tetapi sistem pengarsipan masih diperlukan untuk dokumentasi internal, formulir rilis medis, dll. Efisiensi kantor medis Anda tergantung pada jenis organisasi ini , yang memungkinkan proses seperti penagihan medis ditangani dengan lebih mudah.
Jika penagihan medis dipandang hanya sebagai komplikasi lain untuk kantor Anda yang sudah dibanjiri dokumen, pertimbangkan untuk mengalihkan prosesnya ke Billing Advantage. Hubungi Billing Advantage untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu meringankan beban Anda dalam mengatur tagihan medis untuk kantor yang lebih efisien!
